Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Hiottu Oy
Teknologiantie 7
90590 OULU
Toimitusjohtaja Satu Lapinlampi
Sähköpostiosoite: satu.lapinlampi@hiottu.fi
Puhelinnumero: 040 5636 560

2. Rekisterin nimi ja kohde

Hiottu Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri. Tämä rekisteri koskee Hiottu Oy:n asiakkaiden yhteyshenkilöitä, uutiskirjeen tilaajia, verkkosivuilla vierailevia ja muita, jotka haluavat olla vuorovaikutuksessa Hiottu Oy:n kanssa.

3. Henkilötietojen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Hiottu Oy:n asiakasviestintään ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen, markkinointiin, hallintaan, kehittämiseen, analysointiin, mittaamiseen, palveluiden tuottamiseen ja personointiin sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, suostumus tai sopimus.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn kautta saatamme myös lähettää sinulle kohdennettuja markkinointi- ja asiakasviestejä, mukaan lukien lainsäädännön vaatimat tiedotteet. Mikäli et kuitenkaan halua saada meiltä viestejä, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Hiottu Oy:lle.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja kaikista rekisteröidyistä:

• Nimi
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Yritys ja asema
• Yrityksen toimiala, liikevaihtokoko tai -luokka, yrityskoko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot
• Yrityksen yhteystiedot ja laskutustiedot
• Tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista
• Tiedot markkinointikiellosta
• Markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
• Verkkokäyttäytymistä Hiottu Oy:n sivustolla koskevat tiedot, kuten linkkien klikkaukset, lomakkeiden täytöt, selatut verkkosivut
• Uutiskirjekäyttäytymistä koskevat tiedot, kuten avaamiset ja linkkien klikkaukset
• Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin henkilötiedot koostuvat tiedoista, jotka saadaan henkilöltä itseltään kasvotusten, sähköpostitse, yhteydenottolomakkeen kautta, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa tai muuta kautta, verkkosivuston avulla kerätyistä tiedoista, uutiskirjeen avulla kerätyistä tiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jotta voimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen palvelukokemuksen, saatamme joutua siirtämään tai luovuttamaan tietojasi yhteistyökumppaneillemme palvelun ja Hiottu Oy:n oman liiketoiminnan (mm. taloushallinto) toteuttamisen edellyttämissä rajoissa. Kumppanimme käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja yhteistyösopimuksen puitteissa, eivätkä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

7. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Hiottu Oy voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön rajoissa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi yhteistyökumppaneiden toimesta. Tällä hetkellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella toimiva yhteistyökumppaneita ovat Facebook, Google (Google Analytics) ja Atlassian, jotka kaikki noudattavat EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta. Lisäksi yhteistyökumppanina on Pipedrive, joka on hakenut Privacy Shield -sertifiointia.

8. Käsittelyn kesto

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin palveluprosessi ja mahdollinen jatkoprosessi sitä vaatii. Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan kaksi (2) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei toisin erityisestä syystä sovita. Osa henkilötiedoista säilytetään mahdollista jatkoyhteistyötä varten (ml. yhteystiedot) ja osa henkilötiedoista säilytetään myös kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti (mm. laskutustiedot, yhteyshenkilö, yhteystiedot, ostetut palvelut, liiketapahtumaan liittyvä kirjeenvaihto, muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto).

Muiden kuin asiakkaiden tietoja säilytetään viestintää ja vuorovaikutusta varten ainoastaan niin kauan, kuin on tarpeellista. Tarvetta arvioidaan vähintään vuosittain. Uutiskirjeen tilaajien on mahdollista peruuttaa tilauksensa milloin tahansa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia henkilötietoja. Hiottu Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti (ks. kohdat 6 ja 7).

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Tietoturva

Hiottu Oy:llä on asianmukaiset organisatoriset ja tekniset käytännöt, joilla turvataan rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuus. Tietojen keruu ja säilytysaika pyritään minimoimaan mahdollisuuksien mukaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia, joita koskevat pyynnöt tehdään osoitteeseen: satu.lapinlampi@hiottu.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot, pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle ja vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Evästeet ja niiden käyttö

Käytämme Hiottu Oy:n sivustolla (www.hiottu.fi) evästeitä luodaksemme paremman käyttökokemuksen tarjoamalla käyttäjää kiinnostavaa sisältöä ja kehittääksemme palveluitamme edelleen.

Eväste (eli cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi selaintyypistä, IP-osoitteesta, verkkoosoitteesta, palvelimesta, verkkotunnuksesta, liikenteen lähteestä jne. Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden tallentamiseen esimerkiksi selaimen tai muun sovelluksen asetusten avulla (www.viestintavirasto.fi).

Sivustomme käyttämät evästeet:

• Google Analytics
• Leadfeeder
• Facebook