Softanostajan opas eli ohjelmistonostohousujen sovitusohje
Mistä ostajan ja myyjän pitäisi puhua, kun ollaan hankkimassa uutta ohjelmistoa? Mitä on syytä miettiä ensin ja mitä kannattaa ottaa huomioon, kun kauppaa hierotaan? Tässä Hiotun hyviä neuvoja, vuosien kokemuksella!
Ohjelmistokehitys ja kaiken perimmäinen merkitys
Miksi koko hommaan lähdetään? Aivan ensimmäisenä pitää selvittää, mitä ohjelman on tarkoitus tehdä – mikä on koko hankkeen syvin tarkoitus?
Ostajan kannattaa ehdottomasti kirjata ylös myös omasta mielestä päivänselvät asiat, etenkin omaan liiketoimintaan liittyen. Vaikka softakehittäjät ja myyjät olisivat kuinka viisaita ja taitavia omassa työssään, ajatuksia he eivät osaa lukea. Hyvää tulee harvoin niin, että ensin vain ideoidaan ja sitten heitetään pallo kokonaan softatalolle.
Käytännön prosessien pitää olla selvillä: mitä halutaan helpottaa? Mitkä ovat ne auttavat tekijät, jotka saisivat prosessin sujuvammaksi? Onko prosessista jo olemassa kuvaus? Jos prosessia aletaan selvitellä ja muutella siinä vaiheessa, kun softaa jo ollaan tekemässä, voi seurata kalliita ja epämiellyttäviä yllätyksiä.
Ohjelmistoissa on myös paljon asioita, jotka eivät sellaisenaan näy käyttäjälle ja joita ei tule ajatelleeksi. Nämä liittyvät esimerkiksi tietoturvaan tai laajennettavuuteen. Nälkä usein kasvaa syödessä, mutta jos softan laajennettavuutta ei oteta huomioon alusta pitäen, se ei välttämättä onnistu myöhemmin lainkaan.
Mitä maksaa?
Jos aiempi kokemus ja mielikuva on valmistuotteista, räätälöidyn ohjelmiston hinta voi yllättää kokeneenkin softanostajan. Kannattaa silti ensin selvittää, löytyisikö jo entuudestaan olemassa oleva valmistuote, joka on riittävän lähellä vastaavaa. Koska vertailu ei välttämättä ole helppoa, voit käyttää ammattilaista eli konsulttia apuna. Jos käy ilmi, että valmiit ratkaisut eivät riitä tarpeisiisi, kannattaa siirtyä osaavan ohjelmistoyrityksen hoteisiin.
On syytä myös miettiä, mihin olet valmis ja paljonko olet halukas investoimaan. Jos budjetti on tiukka ja projektisi pieni ja selkeä, voi saada kiinteähintaisen tarjouksen. Mutta mitä enemmän on selviteltävää ja aivan uusien asioiden tekemistä, sitä todennäköisemmin mennään tuntityöllä, jolle toki voidaan arvioida raamit.
Entä jos projektin aikana tulee uusia ideoita, jotka eivät mahdukaan raamiin? Silloin on syytä järjestää erikseen jatkoprojekti, joka arvioidaan erikseen.
Mitä ostetaan ja keneltä?
Ostajan on hyvä selvittää, ollaanko softaan ostamassa pelkkä käyttöoikeus vai immateriaalioikeudet. Ellei myyjä ota tätä selkeästi esiin, kysy. Miten projektille tai ohjelmiston käytölle esimerkiksi käy, jos ohjelmiston toteuttanut yritys myydään kesken prosessin? Voiko koodia vielä käyttää?
Riskianalyysi ylipäätään on suositeltavaa. Isoille, kokeneille ostajille on tuttua selvittää kumppanin taustat, mutta sama tulisi ensikertalaistenkin opetella. Millaiselta toimittajalta ollaan ostamassa? Millainen on taloustilanne, millaisia referenssejä yrityksellä on antaa? Millainen on maine?
Elinkaari ja tietoturva
Ohjelmiston elinkaarta kannattaa miettiä jo alusta lähtien. Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun ohjelmisto on otettu käyttöön? Millaisia pilvipalveluita otetaan käyttöön? Millaisia tietoturva- ja muita päivityksiä tarvitaan? Millaista käyttökoulutusta? Mitä ylläpitosopimukseen kirjataan?
Tietoturvan suhteen on usein apua ulkopuolisesta testauskonsultista. Mitä kriittisempää toiminta on, sitä suuremmalla syyllä testaus kannattaa, vaikka siitä tulisikin lisäkustannuksia.
Kommunikaatio
Varaudu kertomaan selkeästi mitä haluat, toivot ja odotat. Avaa liiketoimintaasi, kerro budjetista, mieti riskejä. Muista ne itsestäänselvyydet: sinun alasi voi olla softantekijöille jotain aivan uutta. Tiedon pimittäminen – vahingossa tai tarkoituksella – on tuhon tie.
Toimittajalta on hyvä selvittää, ketkä tiimissä ovat mukana. Onko mukana kokemusta vai nuoria kykyjä, vai molempia? Avoimuus on tässäkin olennaista.
Alkukeskustelujen jälkeen ei aina ole syytä edetä suoraan tarjousvaiheeseen suunnittelemaan koko projektia. Jos ollaan tekemässä jotain ihan uutta esimerkiksi konenäön saralla, on usein fiksua aloittaa POCista eli konseptitodistuksesta tai pilottiprojektista, joissa asiat tarkentuvat. Niiden jälkeen tiedetään, kannattaako ylipäätään edetä, millä tavoin ja millaisista kustannuksista puhutaan.
Säännöllinen yhteydenpito projektin aikana on yhtä tarpeellista kuin perusteellinen aloitus. Missä mennään, onko tullut yllätyksiä tai uusia ideoita roadmapiin vietäväksi? Pysytäänkö arvioissa?
Softanostajan muistilista
Ennen ostohousujen prässäämistä kannattaa selvittää nämä asiat:
- Mitä on tarkoitus saavuttaa?
- Mitä uuden ohjelman on tarkoitus tehdä?
- Mihin prosessiin uusi ohjelmisto liittyy?
- Millainen prosessi on kokonaisuudessaan?
- Miten ohjelmisto auttaa tässä prosessissa?
- Minkä ongelman järjestelmä poistaa? Missä saadaan säästöjä?
- Häämöttääkö mielessäsi yksittäisen tarpeen sijasta pitempi projekti? Onko sille jo ajatuksissa etenemispolku?
- Onko jo olemassa valmistuote, joka ehkä täyttää tarpeesi?
- Millainen on budjettisi?